À quoi sert la fonctionnalité "Encours" dans Sesha ?
La fonctionnalité Encours clients / fournisseurs vous permet de suivre les factures non lettrées des comptes 401/411 sur les journaux achats/ventes, c’est-à-dire non réglées. Elle est particulièrement utile pour :
- Clarifier la situation comptable (ex : un client avec une dette élevée).
- Suivre les mouvements bancaires à justifier.
- Échanger efficacement avec vos clients au sujet des encours grâce aux commentaires.
Côté clients : que peut-on faire ?
Vous pouvez :
- Visualiser les factures émises mais non payées (compte 411).
- Ajouter un commentaire sur une facture pour demander des précisions.
- Générer et envoyer un formulaire pour demander à votre client d’expliquer certains encours.
💡 Exemple d’usage : Si un client de l’entreprise que vous suivez présente un encours élevé, vous pouvez lui adresser une demande de justification directement depuis Sesha.
Côté fournisseurs : comment ça fonctionne ?
- Visualisation des factures reçues mais non réglées (compte 401).
- Possibilité d’ajouter des commentaires pour suivre les justificatifs à venir.
- Meilleure lisibilité pour le comptable sur les factures en attente de règlement.
Comment retrouver les commentaires ?
Lorsque votre client précise un commentaire pour une opération, une section intitulée "Éléments expliqués" apparaît automatiquement dans l’interface.
Pour la consulter :
- Déployez la vue de l’opération concernée.
- Repérez l’intitulé "Commentaire client" : il s’agit de l’indication apportée par le client pour justifier ou expliquer telle ligne.
👉 Cela vous permet d’avoir une traçabilité claire et rapide des échanges directement depuis l’encours.
Vous avez aussi la possibilité de télécharger un récapitulatif des éléments expliqués.
📌 À savoir
- Le collaborateur est notifié par mail dès qu’un client justifie des encours (si ses notifications sont activées dans la section mon compte)
Que se passe-t-il une fois la facture réglée ?
Une fois le paiement effectué :
- La facture est automatiquement lettrée dans Sesha dès que le lettrage a été réalisé dans votre outil de production.
- Elle disparaît de la liste des encours.