Comment programmer une relance automatique lors de l'envoi d'une demande de pièces manquantes ?

Lors de l'envoi d'une demande de pièces manquantes, vous avez la possibilité de programmer des relances automatiques afin de faciliter le suivi de vos dossiers et d'éviter les relances manuelles.

Une fois cochée, un espace de paramétrage apparait. Deux types de relances sont disponibles :

 Relance unique

La relance unique permet de programmer un seul rappel à une date précise.

Pour cela, il vous suffit de sélectionner :

• La date d'envoi de la relance ;
• L'heure à laquelle celle-ci sera envoyée au client.

Cette option est idéale lorsque vous souhaitez effectuer un rappel ponctuel à une échéance définie.

Relance récurrente

La relance récurrente permet d'automatiser plusieurs rappels selon une fréquence définie.

Vous pouvez choisir :

• Une fréquence quotidienne ;
• Une fréquence hebdomadaire ;
• Une fréquence mensuelle.

Il est également possible de définir l'heure à laquelle chaque relance sera envoyée.

Les relances continueront d'être envoyées selon la fréquence choisie jusqu'à ce que le client transmette les documents demandés ou que vous mettiez fin à la relance.

Une fois paramétrée, la relance est supprimable dans l'onglet "pièces manquantes" : 

Cette relance n'est pas envoyée si : 

- Il ne reste plus de points en suspens pour cette demande

- Une autre demande est envoyée entre temps

Pourquoi utiliser les relances automatiques ?

Les relances automatiques vous permettent de :

• Gagner du temps dans le suivi des dossiers ;
• Réduire les oublis ;
• Améliorer la réactivité de vos clients ;
• Automatiser les tâches administratives récurrentes.

Vous gardez à tout moment la maîtrise des relances programmées et pouvez les modifier ou les désactiver selon vos besoins.